CloudMigrator. Migracja danych między tenantami Office 365 krok po kroku

W wielu organizacjach zachodzi potrzeba migracji danych między dwoma środowiskami. W takich sytuacjach z pomocą przychodzi CloudMigrator – kompleksowe narzędzie do migracji danych.

Możliwości narzędzia

Narzędzie CloudMigrator pozwala na migrację, a w zasadzie kopiowanie danych między różnymi środowiskami, o czym opowiem w dalszej części. Możliwych scenariuszy jest bardzo dużo i z tego względu skupię się na przenoszeniu danych między dwoma tenantami chmury Office 365. Taki scenariusz może mieć miejsce np. podczas łączenia się kilku organizacji lub spółek firmy w jedną. Pozwala to na ujednolicenie polityk oraz ustawienie tych samych zasad bezpieczeństwa dla wszystkich użytkowników.

Scenariusz

Firma A chce przenieść konta swoich użytkowników do Firmy B. Obie firmy korzystają z chmury Office 365. Środowisko źródłowe Firmy A posiada 70 pracowników oraz 30 skrzynek udostępnionych, natomiast firma B korzysta na co dzień ze swojego środowiska chmurowego, w którym znajduje się 350 użytkowników.

Założenia

Proces migracji nie może zakłócić płynności pracy w organizacji, a użytkownicy muszą zachować następujące dane:

• Swoje kalendarze spotkań
• Strukturę folderów w skrzynce pocztowej
• Pliki OneDrive
• Kontakty Outlook

Powyższe wytyczne są najczęściej wymienianymi wymaganiami klientów podczas migracji danych. CloudMigrator pozwala nam tak zdefiniować proces migracji, aby wszystkie wymienione powyżej wymagania zostały spełnione. Oprócz tego narzędzie posiada znacznie więcej możliwości. Przy tym scenariuszu migracji nie będę się jednak na nich skupiał, zachęcam natomiast do odwiedzenia strony producenta, aby dowiedzieć się więcej.

Przygotowanie do migracji

Pierwszym krokiem przygotowań jest zakupienie licencji narzędzia CloudMigrator. Należy policzyć ilu posiadamy użytkowników, skrzynek udostępnionych, zasobów oraz publicznych folderów, które chcemy migrować. Dla każdego wymienionego obiektu wymagana będzie licencja. W przypadku opisywanego przeze mnie scenariusza będziemy potrzebować 100 licencji. Oprócz podania liczby obiektów do migracji danych, musimy określić:

• Środowisko źródłowe
• Środowisko docelowe
• Domenę docelową

W naszym scenariuszu będą to wspomniane wcześniej środowiska Office 365 oraz domena z końcówką .onmicrosoft.com, przypisana do tenanta docelowego.

Drugim wymaganym krokiem jest zakup licencji Office 365 dla użytkowników w środowisku docelowym i odwzorowanie wszystkich obiektów ze środowiska źródłowego. Jest to wymagany krok, ponieważ użytkownicy muszą posiadać aktywne konta z przypisanymi licencjami i utworzonymi skrzynkami pocztowymi, aby móc do nich migrować dane.

Jeśli zakupiliśmy już licencje oraz stworzyliśmy skrzynki pocztowe, możemy przejść do stworzenia konta serwisowego, którego poświadczenia będą wpisane w konfigurację CloudMigratora. Konto musi mieć uprawnienia Administratora Globalnego oraz przypisane specjalne uprawnienie „Application Impersonation” przez panel administracyjny Exchange Online. Takie samo konto Globalnego Administratora (z przypisanymi w panelu administracyjnym Exchange uprawnieniami „Application Impersonation”) należy założyć w drugim tenancie Office 365.

Przygotowanie maszyn do migracji

Po wykonaniu wcześniejszych kroków, kiedy mamy już przygotowane licencje oraz środowiska, możemy przystąpić do konfiguracji serwera CloudMigrator. Najlepszym rozwiązaniem jest zainstalowanie ich jako maszyny wirtualne, np. na systemie Hyper-V. Jeden taki serwer pozwala na migrację 20 obiektów jednocześnie. Przy większej liczbie skrzynek możemy skonfigurować kilka maszyn, aby przenoszenie danych trwało kilkakrotnie szybciej.

Następnie na głównym serwerze (Master Server) należy podać wszystkie wcześniej przygotowane dane: licencję, źródło, docelowe środowisko migracji oraz poświadczenia dla kont z uprawnieniami „Application Impersonation”.

Ostatnim krokiem konfiguracji jest przygotowanie listy użytkowników. CloudMigrator posiada wbudowane narzędzie do jej pobrania. Wystarczy kliknąć przycisk Get Users aby uruchomić proces pobierania listy obiektów.

W opisywanym przeze mnie scenariuszu wyświetlonych zostanie 70 skrzynek pocztowych użytkowników. Niestety skrzynki współdzielone musimy dodać ręcznie bezpośrednio do konfiguracji maszyny. Żeby przyśpieszyć ten proces, zalecane jest przygotowanie pliku CSV z listą wszystkich obiektów i następnie zaimportować taki plik do konfiguracji maszyny CloudMigrator.

Rozpoczęcie migracji – harmonogram prac

Dużą zaletą migracji z wykorzystaniem narzędzia CloudMigrator jest wspomniane wcześniej kopiowanie danych między środowiskami. W miejscu źródłowym nie są wprowadzane ani usuwane żadne informacje ani obiekty. Użytkownicy nie odczuwają efektów uruchomienia procesu, ponieważ nie pojawiają się żadne komunikaty, a przepływ poczty nie jest naruszany. Pozwala to na uruchomienie całego procesu kilka dni, a nawet tygodni przed planowanym przepięciem środowiska. Wiadomości mailowe, które pojawią się na skrzynkach od chwili zakończenia migracji do momentu przepięcia środowiska zostaną przeniesione w następnym etapie prac.

W opisywanym scenariuszu największe skrzynki posiadają około 20 GB danych na skrzynce pocztowej oraz 50 GB na OneDrive. Żeby cały proces zmiany środowiska przebiegł płynnie, zostały skonfigurowane 3 maszyny wirtualne CloudMigrator, a migracja została uruchomiona w poniedziałek rano. Na niedzielę zostało zaplanowane okno serwisowe, podczas którego główna domena źródłowa domenazrodlowa.com zostanie odpięta ze starego środowiska i przypięta do nowego. Następnie zamienione zostaną wszystkie adresy UPN (loginy użytkowników) oraz główne adresy mailowe SMTP dla wszystkich skrzynek, aby były idealnym odwzorowaniem obiektów z poprzedniego środowiska. Ostatnim krokiem jest ponowne uruchomienie migracji, aby przenieść pojedyncze maile, które w międzyczasie pojawiły się na migrowanych skrzynkach.

Pierwszy dzień w nowym środowisku

Pierwszego dnia pracy po zakończeniu procesu migracji należy wszystkim użytkownikom skonfigurować klienta Outlook na stacjach roboczych oraz na telefonach poprzez ręczne założenie nowego profilu poczty na wszystkich urządzeniach. Jeżeli tego nie wykonamy, użytkownicy będą zgłaszali problemy z odbieraniem oraz wysyłaniem wiadomości.

Dzięki kopiowaniu danych ze starego środowiska użytkownicy nadal mają możliwość zalogowania się do starego konta, aby zweryfikować, czy przenoszenie danych przebiegło poprawnie. Odbywa się to poprzez stronę https://portal.office.com, jako login podając adres .onmicrosoft.com, np. jan.kowalski@zrodlo.onmicrosoft.com.

Podsumowanie

Narzędzie CloudMigrator umożliwia szybkie przeniesienie całych kont pomiędzy dwoma różnymi środowiskami nawet w godzinach pracy. Pozwala ono zaplanować cały proces i elastycznie zarządzać czasem pracy inżyniera wykonującego migrację. W przypadku większych organizacji o złożonej infrastrukturze zalecane jest przeprowadzanie procesu migracji po godzinach pracy, aby nie przeciążać sieci firmowej. Migracje o niewielkiej liczbie obiektów można wykonywać w czasie pracy bez szkody dla pracowników. W każdym przypadku jednak konieczna jest analiza środowiska w celu ustalenia optymalnego harmonogramu prac, o co powinien zadbać inżynier dokonujący migracji. Najwrażliwszym momentem całego procesu jest przełączenie domen, które wpływa na ciągłość pracy i z tego względu wymaga wcześniejszego zdefiniowania okna serwisowego (najlepiej po godzinach pracy użytkowników).

Dobrze przygotowana i przeprowadzona migracja nie wpływa na codzienną pracę użytkowników, którzy nie zauważą nawet różnicy między starym a nowym środowiskiem.